Iga tõsine sündmus nõuab vähemalt minimaalset planeerimist. Lastepeo, lõpetajate koosoleku õhtu või sõbraliku peo korraldamiseks peate kulutama aega eelarve koostamisele, ruumide valimisele ja ettevalmistamisele, mängude ja võistluste läbimõtlemisele. Mida hoolikam planeerimine on, seda tõhusam ja meeldejäävam on sündmus.
Juhised
Samm 1
Pange endale selged ja lühikesed eesmärgid. Te peate ette kujutama, kelle jaoks ja miks üritust peetakse. Esimene eesmärkide blokk on seotud sellega, mida soovite saavutada. Selle määrab suuresti sündmuse üldine suund. Mõelge ka osalejatega seotud eesmärkidele: mida nad peavad tegema, milliseid ülesandeid tuleb teha jne. Mõttetu kohtumine võib muutuda halliks ja igavaks ajaviiteks.
2. samm
Moodusta meeskond, kes võtab vastutuse ürituse korraldamise eest enda kanda. Jagage korraldajate vahel funktsioone. Keegi vastutab ruumide valiku ja selle kujundamise eest. Teised peavad hankima vajalikud materjalid, toidukaubad ja muud tarvikud. Kui plaanite sõbralikku pidu, vajate tõenäoliselt au pair’i.
3. samm
Mõelge ürituse vormi üle ja pidage rangelt aktsepteeritud formaati. See võib olla koduettevõtte seminar, ettevõtte pidu, klassikaaslaste kohtumine, uusaasta- või lastepidu. Iga vorm nõuab eraldi ettevalmistamist ja osalejate läbimõeldud koosseisu. Ürituse külastajad peaksid olema teadlikud sellest, mis neid koosolekul ees ootab. Osalejaid ei tohiks petta.
4. samm
Tehke kulude kalkulatsioon. Lisage loendisse ruumide üürimise, aksessuaaride, toidu ostmise ja kolmandate osapoolte teenuste eest tasumise kulud. Mõelge ürituse rahastamise allikale. Lihtsamal juhul võib lahendus olla iga osaleja omakapitali finantseerimine. Piletite müümine või loterii korraldamine aitab tõsisema koosoleku tagasi maksta.
5. samm
Töötage välja ürituste programm. Loetlege sammud korraldajatele, saatejuhtidele ja osalejatele. Läbimõeldud skript säästab sind ebamugavatest pausidest, haakimistest ja muudest arusaamatustest.
6. samm
Valmistage osalejatele kutsed ette. Selleks etapiks peaksite täpselt teadma sündmuse kuupäeva, kellaaja ja koha. Ametlikud üritused nõuavad kirjaliku kutse ette. Vähem märkimisväärsete sündmuste jaoks võib piisata nimekirjas olevate külaliste helistamisest. Soovitav on seda teha paar päeva enne üritust, et kõigil oleks aega oma ametialastes ja isiklikes plaanides muudatusi teha.
